Ben jij er klaar voor om jouw administratie naar een hoger niveau te tillen? Maak kennis met de voordelen van het maken van een slimme overstap naar een geavanceerd boekhoudprogramma. Hiermee bespaar je niet alleen kostbare tijd en geld, maar breng je ook algehele verbetering in jouw bedrijfsvoering. In dit artikel zullen we zes waardevolle tips onthullen die je kunnen helpen bij het selecteren van het juiste pakket dat perfect past bij jouw onderneming.
Het juiste moment uitkiezen
Het is belangrijk om het juiste moment te kiezen om over te stappen naar een nieuw boekhoudprogramma. Per jaar zijn er verschillende handige momenten om dit te doen.
- Een van deze momenten is direct na de jaarwisseling, wanneer je aan een nieuw boekjaar begint. Door op dit moment over te stappen, voorkom je extra werk met het overzetten van je administratie.
- Een ander praktisch moment om over te stappen naar een nieuw boekhoudprogramma is net na je btw-aangifte. Op dat moment begin je fris met het nieuwe programma en ben je ruim op tijd klaar voor de volgende aangifte.
Dit valt samen met het begin van een nieuwe btw-periode, aan het begin van een nieuw kwartaal. Op dat moment heb je net aangifte gedaan en kun je starten in het nieuwe online boekhoudpakket.
Kies voor functies die het werk gemakkelijker maken
Bij het kiezen van een boekhoudpakket is het belangrijk om te kijken naar de functionaliteiten die jouw leven als ondernemer gemakkelijker kunnen maken. Denk bijvoorbeeld aan een gratis app waarmee je altijd en overal toegang hebt tot je boekhouding. In een app kun je gewerkte uren of gereden kilometers ook direct toevoegen. Het is ook belangrijk dat het nieuwe pakket het eenvoudig maakt om gegevens over te zetten vanuit je oude programma, bijvoorbeeld in Excel- of XAF-formaat.
Waarom een koppeling met de Belastingdienst en je betaalrekening belangrijk is
Het handmatig invoeren van gegevens en het werken met stapels papieren is verleden tijd. Een goed boekhoudprogramma heeft een koppelingen met je zakelijke bankrekening en de belastingdienst. Door deze koppeling met de bank bespaar je tijd en verminder je de kans op fouten in je administratie. Daarnaast maakt een koppeling met de Belastingdienst het gemakkelijker en sneller om aangiftes te doen. Met slechts een paar klikken kun je veilig je gegevens versturen.
Het belang van bekendheid onder boekhouders
Als je kiest voor een boekhoudpakket dat veel wordt gebruikt door boekhouders en accountants, brengt dit verschillende voordelen met zich mee. Het grootste pluspunt is dat er veel experts zijn die bekend zijn met het gekozen pakket. Dit kan handig zijn als je wilt wisselen van boekhouder, omdat er zo altijd professionals beschikbaar zijn die vertrouwd zijn met jouw gekozen boekhoudpakket. Kijk bij het selecteren van een boekhoudpakket of er goede aanbevelingen zijn vanuit boekhouders en accountants die het pakket aanbevelen. Dit kan je helpen wanneer je in de toekomst hulp nodig hebt, omdat het snel en efficiënt kan verlopen. Een voorbeeld van een bekend boekhoudprogramma is bijvoorbeeld e-Boekhouden.nl.
Het belang van goede service en ondersteuning
Een boekhoudpakket met goede service is veel waard. Als je vlak voor je aangifte tegen problemen aanloopt, kan een telefoontje naar een goed geïnformeerde klantenservice wonderen doen. Je kan ook voor een pakket kiezen dat extra’s biedt zoals instructievideo’s en gratis boekhoudcursussen. Dit helpt niet alleen bij het begrijpen van je boekhouding, maar geeft ook inzicht in de financiële situatie van je bedrijf. Is de klantenservice telefonisch bereikbaar? Dit is ideaal als je ergens vastloopt. Een medewerker die je op weg helpt, kan dan veel waard zijn.
Let op verborgen kosten
Wees alert op eventuele verborgen kosten bij veel boekhoudprogramma’s. De prijs van sommige software lijkt op het eerste gezicht misschien gunstig, maar uiteindelijk kunnen er extra kosten voor bepaalde functionaliteiten bijkomen. Denk hierbij aan meer gebruikers of bijlagen voor je belastingaangifte. Het is slim om hier van tevoren goed naar te kijken.
Het is mogelijk om in een korte tijd veel kosten te besparen op je boekhouding door zorgvuldig een nieuw boekhoudpakket te kiezen. Sta je voor deze keuze? Neem de tijd, vergelijk de opties (bezoek vergelijkingssites) en maak een weloverwogen beslissing.
