Wanneer een jaar bijna afgelopen is, is het tijd voor veel organisaties om zich te concentreren op de jaarafsluiting. Experts van Feller bieden waardevolle tips en best practices om dit proces zo soepel en effectief mogelijk te maken. De jaarafsluiting is een kritische stap in het financiële beheer van elke organisatie, met als doel de financiële prestaties van het afgelopen jaar te evalueren en goedkeuring te krijgen van de accountant.
Wat houdt de jaarafsluiting in?
De jaarafsluiting vindt plaats aan het einde van elk boekjaar, meestal samenvallend met het kalenderjaar. Dit proces is complex en vereist aanzienlijke inspanningen van zowel de financiële afdeling als de business. Belangrijke stappen zijn onder andere het sluiten van de boekhouding, het opstellen van de jaarrekening en het verkrijgen van goedkeuring van de (externe) accountant.
Tips voor een efficiënte jaarafsluiting
- Begin op tijd en kijk vooruit
Een succesvolle jaarafsluiting vereist zorgvuldige voorbereiding en aandacht voor detail. Begin ruim van tevoren en stel een gedetailleerde tijdlijn op voor alle activiteiten die met de jaarafsluiting te maken hebben. Dit helpt om last-minute stress te vermijden en zorgt ervoor dat geen enkel detail over het hoofd wordt gezien.
- Herzie alle financiële transacties
Ga alle boekingen van het voorbije jaar nauwkeurig na op inconsistente informatie, dubbele boekingen en ontbrekende transacties. Dit is cruciaal om de accuraatheid van de financiële rapporten te waarborgen en helpt bij het tijdig opsporen en corrigeren van eventuele fouten. Een boekhoudprogramma kan hier bij helpen doordat alles automatisch toegewezen wordt.
- Stem balansrekeningen af
Zorg ervoor dat de verschillende balansrekeningen, zoals bankrekeningen, crediteuren en debiteuren, goed worden gecontroleerd zodat ze overeenkomen met het bijbehorende subgrootboek. Het is van essentieel belang om nauwkeurige balansdossiers te documenteren voor belangrijke items en ervoor te zorgen dat het opstellen en controleren van deze dossiers een vast onderdeel vormt van het proces.
- Evalueer voorzieningen en waarderingen
Zorg ervoor dat je alle voorzieningen grondig controleert en zeker stelt dat ze adequaat en goed onderbouwd zijn. Daarnaast is het eveneens van belang om de waardering van activa nauwkeurig te beoordelen en ervoor te zorgen dat deze correct wordt weergegeven middels impairment testing.
- Controleer contracten en overeenkomsten
Neem grondig alle momenteel lopende contracten en leaseovereenkomsten onder de loep. Zorg ervoor dat ze nauwkeurig gerapporteerd worden en dat alle toekomstige verplichtingen zorgvuldig in overweging genomen worden.
- Maak back-ups van alle financiële data
Tijdens het proces van de jaarafsluiting is het belangrijk om alle financiële gegevens te back-uppen. Hierdoor ontstaat er een veiligheidsmechanisme voor het geval er technische problemen optreden.
- Werk samen als een team
De jaarafsluiting is een proces waarbij meerdere stakeholders betrokken zijn, vooral binnen de finance-afdeling, maar ook daarbuiten. Zorg dat iedereen op de hoogte is van hun verantwoordelijkheden en deadlines. Stel een agile-proces op zodat teamleden snel met elkaar kunnen schakelen en afstemmen. Daarnaast kan een goede jaarafsluiting ook goed zijn voor de teambuilding.
Het opstellen van de jaarrekening
Tijdens de jaarafsluiting is één van de belangrijkste taken het in elkaar zetten van de jaarrekening. Dit wordt ook wel gezien als de financiële verantwoording. Deze complexe taak vereist grondig begrip van financiële regelgeving en boekhoudprincipes.
Het proces van het opstellen van een jaarrekening begint met het verzamelen en analyseren van alle financiële transacties die hebben plaatsgevonden gedurende het afgelopen jaar. Hierbij moeten operationele kosten, inkomsten en investeringen nauwkeurig worden gecategoriseerd en geregistreerd om een betrouwbare balans en winst-en-verliesrekening te creëren.
Een gedetailleerde balans geeft inzicht in de activa en passiva van een organisatie, terwijl de winst-en-verliesrekening de financiële prestaties over een bepaalde periode weergeeft. Na goedkeuring wordt de jaarrekening gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Het niet of niet-tijdig indienen hiervan kan worden beschouwd als een economisch misdrijf.
Best practices voor de jaarrekening
- Maak gebruik van geautomatiseerde boekhoudsystemen
Efficiëntie in het proces van het opstellen van de jaarrekening is van essentieel belang om tijdige en nauwkeurige financiële rapporten te kunnen waarborgen. Geautomatiseerde boekhoudsystemen zoals e-Boekhouden.nl spelen hierbij een cruciale rol. Ze helpen bij het verzamelen van gegevens en minimaliseren de kans op fouten. Daarnaast kunnen softwarerobots de algehele efficiëntie verbeteren, terwijl geavanceerde analytische tools waardevolle en diepgaande inzichten bieden.
- Voer regelmatige interne controles en audits uit
Het uitvoeren van regelmatige interne controles en audits is onmisbaar voor de nauwkeurigheid van financiële gegevens. Deze controles helpen bij het opsporen van eventuele discrepanties en het waarborgen van de integriteit van de boekhouding. Daarnaast is het van groot belang om een open communicatielijn te onderhouden tussen verschillende afdelingen. Dit zorgt ervoor dat alle financiële informatie compleet en actueel blijft.
Het is meer dan alleen nummers
De jaarafsluiting en jaarrekening zijn meer dan slechts een formele verplichting om aan wettelijke eisen te voldoen. Ze bieden een unieke gelegenheid om terug te blikken op het afgelopen jaar, ervan te leren en strategische plannen voor de toekomst te maken. Het is ook een moment van transparantie en verantwoording, waarbij bedrijven hun prestaties kunnen delen met stakeholders zoals investeerders en medewerkers.
In deze context fungeert de jaarafsluiting als een krachtig hulpmiddel voor het opbouwen van vertrouwen en het plannen van toekomstige stappen. Het is belangrijk te realiseren dat de jaarafsluiting deel uitmaakt van een continu financieel beheerproces dat het hele jaar door plaatsvindt. Door voortdurend te monitoren, analyseren en aanpassen, kunnen organisaties ervoor zorgen dat ze altijd goed voorbereid zijn op de jaarafsluiting en klaar zijn voor toekomstige groei en succes.
